Dijital Resepsiyon Asistanı Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Sohbet penceresi üzerinden paylaştığınız kişisel veriler, veri sorumlusu sıfatıyla Vulpis Yazılım (Denizli) tarafından işlenmektedir.

2. İşlenen kişisel veriler

• Sohbet içeriği: Asistana yazdığınız mesajlar ve verilen yanıtlar. Mesajlarınızda ad-soyad, oda numarası veya iletişim bilgisi gibi kendi paylaştığınız bilgiler yer alabilir.
• İşlem güvenliği verileri: IP adresiniz, mesajların tarih ve saati, sohbete rastgele verilen bir konuşma numarası.

Lütfen sohbette sağlık durumu, din, kimlik numarası veya ödeme kartı bilgisi gibi özel nitelikli ya da hassas verilerinizi paylaşmayın. Bu tür talepleriniz için resepsiyonla doğrudan iletişime geçin.

Sohbet penceresi konuklar için çerez kullanmaz.

3. İşleme amaçları

• Konaklama ve otel hizmetleriyle ilgili sorularınızı yanıtlamak,
• Oda, temizlik, arıza, transfer gibi talepleriniz için sizi resepsiyona yönlendirmek,
• Hizmet kalitesini geliştirmek ve sık sorulan soruları değerlendirmek,
• Kötüye kullanımı önlemek ve bilgi güvenliğini sağlamak.

4. Hukuki sebepler ve toplama yöntemi

Kişisel verileriniz, web sitesindeki sohbet penceresi aracılığıyla elektronik ortamda ve otomatik yollarla toplanır. Verileriniz KVKK'nın 5. maddesinin 2. fıkrasındaki; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (c bendi) ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati (f bendi) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

5. Kişisel verilerin aktarılması

Yanıtların üretilebilmesi ve hizmetin sunulabilmesi için kişisel verileriniz aşağıdaki alıcılara aktarılır:

• Hostinger: Sunucu ve yedekleme hizmeti. Veriler Fransa'daki (Paris) veri merkezinde saklanır, yedekleri Hollanda'da tutulur.
• Anthropic PBC (ABD): Yanıtları üreten yapay zeka hizmeti. Mesaj içerikleri yanıt üretmek amacıyla iletilir; Anthropic, bu hizmet üzerinden iletilen verileri yapay zeka modellerini eğitmek için kullanmaz.
• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları: yalnızca yasal bir talep olması halinde.

Yurt dışındaki alıcılara yapılan aktarımlar KVKK'nın 9. maddesi kapsamında gerçekleştirilir.

6. Saklama süresi

• Sohbet kayıtları, konuşmadaki son mesajdan itibaren 12 ay saklanır ve bu sürenin sonunda otomatik olarak silinir.
• IP adresi içeren sunucu erişim kayıtları 14 gün sonra silinir.
• Kötüye kullanımı önlemek için IP adresiniz ayrıca yaklaşık 1 saat süreyle sunucu belleğinde tutulur.

7. Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme ve silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı Vulpis Yazılım (e-posta: recep@vulpis.com.tr, telefon: +90 535 020 70 09) adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurunuz, talebin niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.